Zanim zrobiłem sobie przerwę w pracy i życiorysie, oddając się realizacji podróżniczych marzeń, pracowałem w biurze podróży, doradzając klientom w wyborach wakacji. Postanowiłem więc podzielić się z Wami swoimi spostrzeżeniami i doświadczeniem, jak kupować wakacje w biurze podróży, aby były one faktycznie tymi wymarzonymi. Bo przecież szkoda by było wydać pieniądze na nieudany urlop, który w większości przypadków zdarza się raz/dwa razy do roku. Czy regularnie korzystacie z biur podróży, czy jeszcze nigdy nie mieliście okazji, w tym artykule każdy znajdzie coś dla siebie. Postaram się wytłumaczyć, jak rozmawiać z doradcami, by wybrali dla Was najlepsze wakacje, czego się nie lubi będąc po drugiej stronie biurka, no i co najważniejsze, jak i kiedy tanio kupować:). Tak więc zaczynamy!

AGENT CZY BIURO FIRMOWE?

Większość mijanych przez Was witryn biur podróży to tzw. agenci. Czyli biura sprzedające oferty wielu organizatorów turystyki, mając z nimi podpisane umowy. Drugą grupą są właśnie ci organizatorzy - touroperatorzy, którzy z uwagi na szerokie portfolio ofert, duże obroty i długoletnie doświadczenie na rynku, mogą sobie pozwolić na założenie własnej sieci sprzedaży. W Polsce to tak naprawdę kilka wiodących marek. Kogo więc wybrać agenta, czy touroperatora? Nie ma to raczej większego znaczenia. Teoretycznie pracownik biura własnego, zna lepiej oferty, które sprzedaje, bo sprzedaje głównie swój produkt. Agent ma wielu organizatorów i nie jest w stanie ogarnąć tak wielu ofert. Ale mając więcej biur w sprzedaży, daje Wam większe możliwości wyboru ofert, terminów i porównania cen. Pamiętajcie, że cena tego samego wyjazdu konkretnego organizatora, jest wszędzie taka sama – bez różnicy agent czy biuro własne.

Nie muszę chyba też wspominać, że nawet pracownik biura własnego, nie zna wszystkich sprzedawanych przez siebie ofert. Klienci często myślą, że pracownicy biur podróży znają osobiście wszystkie sprzedawane przez siebie hotele. Co gorsza niektórzy myślą tak też o apartamentach, prywatnych kwaterach i niszowych hotelikach. „Tak proszę Pani/Pana, znamy każdy hotel, motel, każdy kemping i psią budę na świecie…” :) Wystarczy logicznie pomyśleć… Zresztą nie trzeba znać wszystkiego, by móc dobrze doradzić klientowi. Jeśli np. widziało się 30 – 50 i więcej hoteli w Turcji, nie trzeba oglądać kolejnych, żeby ten kierunek z powodzeniem sprzedawać. Pracownik biura podróży nie jest w stanie nadążyć nad corocznymi nowościami, mimo zagranicznych szkoleń. Ale poznanie specyfiki kierunku na podstawie pewnej liczby hoteli w różnych standardach, zwiedzenie kurortów, czy odbycie wycieczek fakultatywnych, pozwala mu zdobyć wystarczającą wiedzę, aby doradzić klientowi, nawet w przypadku osobistej nieznajomości konkretnego hotelu. Ponadto informacje czerpie od innych klientów, kolegów i koleżanek z biura, czy na branżowych szkoleniach z ofert.

Nie ma więc większego znaczenia, czy wybierzecie agenta, czy biuro własne. Tak naprawdę i tak najważniejszy jest doradca. Czasem agent zna lepiej ofertę niż pracownik biura własnego i jest lepszym profesjonalistą. Wszystko zależy od tego, z kim rozmawiamy.

JAK ROZMAWIAĆ Z DORADCĄ?

Polacy przychodząc do biura podróży popełniają dwa podstawowe błędy. Po pierwsze w większości przypadków nie mówią, gdzie chcieliby pojechać i czego oczekują od wakacji, albo odwrotnie, zarzucają pracownika mnóstwem informacji, wymaganiami i pobożnymi życzeniami. Zacznijmy od tych pierwszych. Typowa sytuacja: doradca i klient:

D. Dzień dobry, w czym mogę pomóc?
K. Aaa.. chcielibyśmy na wakacje.
D. Myśleli może już Państwo o konkretnym kierunku, terminie?
K. Nie, no nie wiemy. Chcemy coś dobrego, coś fajnego. Co nam Pan/Pani poleci?

Co to jest coś dobrego/coś fajnego? Dla jednych „coś dobrego” to luksusowy hotel z dobrym jedzeniem i słodkie lenistwo, a dla innych odwrotnie – skromny hotel ze śniadaniem – jako baza wypadowa na zwiedzanie okolicy, albo wycieczka objazdowa, czy pielgrzymka do Rzymu. Ilu ludzi – tyle preferencji. Stwierdzenie „coś dobrego” nic nie daje pracownikowi biura. Owszem, z doświadczenia wiem, że pod tym hasłem kryje się 5*, all inclusive najlepiej za 1500 zł… Ale pomijając takie pobożne życzenia.., każdy ma swoje wyobrażenia i marzenia o udanym urlopie. Pracownik biura podróży to nie jasnowidz:). Dlatego, aby dobrać właściwą ofertę, dobrze jest udzielić podstawowych informacji na temat tego, czego oczekujemy od wakacji. Z reguły konsultant sam zada kluczowe pytania jak: termin, kierunek, wypoczynek czy zwiedzanie, rodzaj wyżywienia, itd. Ale dodajmy coś od siebie, czy ma być piaszczysta plaża, infrastruktura dla dzieci, spokojnie czy imprezowo, czy nastawiamy się na wypoczynek, czy wolimy zwiedzanie, co nam się podobało na ostaniach wakacjach, a co było nie tak. Te proste rzeczy pozwolą zorientować się konsultantowi w naszych oczekiwaniach i dobrać właściwą ofertę do naszych potrzeb. Nie pozostawiajmy wyboru i decyzji o naszych wakacjach pracownikowi biura, bo możemy dostać pierwszą z brzegu ofertę i nie wiadomo, czy będzie to ta właściwa. Nie ma też co obwiać się pytania o pułap cenowy. Jeśli powiecie, że nie chcecie przekroczyć 2 000 zł/os, to znacznie ułatwi znalezienie właściwej oferty. Określenie tego pułapu szybko dokonuje selekcji dostępnych kierunków, klasy hotelu, opcji wyżywienia, itp. Przyśpiesza to dotarcie do właściwej dla Was oferty. Tym samym nie nudzicie się słuchając o kolejnym z rzędu hotelu. Jeśli już nie chcecie podawać kwoty użyjcie odpowiednich słów: skromny – czysty, przyzwoity, komfortowy, luksusowy, albo podajcie nazwę ostatniego hotelu w jakim byliście, zaznaczając czy ten standard był ok czy nie. Pracownik wtedy sam zorientuje się, w jakiej klasie czegoś Wam poszukać.

Wspomniany drugi problem, to za dużo informacji na raz. Często samo wykluczających się jak na przykład: ”ma być rozrywkowo, ale spokojne położenie lub kameralny hotel, ale z aquaparkiem i dużymi basenami, lub dobre all inclusive, ale nie drożej niż 1 500 zł/os.” (a potem zdziwienie, że drinki są rozrzedzane…), itd… Niektórzy zarzucają konsultanta na wstępie tyloma informacjami, że nie jest on w stanie tego zapamiętać i nie wie, czy jakakolwiek oferta pasuje do tych wymagań. Należy krok po kroku, w partnerskiej rozmowie ustalić kluczowe kwestie jak termin, długość pobytu, rodzaj wyjazdu, potem przejść do oczekiwań i zaczekać na propozycje. Pierwsza oferta nie zawsze może być trafiona, ale na jej podstawie precyzujemy dalsze oczekiwania i szukamy tej właściwej.

Rozmowa w biurze jest o wakacjach – a więc o przyjemnościach. Powinna być luźna, z uśmiechem, w miłej atmosferze. Pomijając czasem brak elementarnych zasad zachowania i kultury klientów, w biurach podróży najbardziej nie lubi się osób grubiańskich, wynoszących się ponad innych, ostentacyjnie pokazujących swoje bogactwo, którzy myślą, że wykładając kilkanaście tysięcy są panami świata… Ponadto głupiego cwaniactwa, pokazywania, że wie się lepiej od doradcy (to po co przychodzisz?!) i malkontenctwa „a nie, to mi się nie podoba, to też słabe, a już nie wiem co bym chciał/a” itd. Dorzućmy do tego „skakanie” po piętnastu kierunkach, pytania o rabat, zostawiania numeru i „proszę zadzwonić, jak się pojawi super oferta albo spadnie cena”, czy traktowania biura jak informacji turystycznej/darmowego poradnika o krajach i hotelach bez chęci zakupu, czy poczekalni, bo żona akurat robi zakupy… Ponadto podczas rozmowy nie jemy, nie liżemy lodów, nie „cycamy” cukierków, nie malujemy paznokci, nie przekręcamy monitora z system rezerwacyjnym do siebie (o ile pracownik sam tego nie zrobi), nie przewijamy dzieci i nie pozwalamy im biegać dookoła biurka i rzucać długopisami i ulotkami. Tak, tak…, takich historii mógłbym opowiedzieć bardzo wiele… Bo czy w banku, salonie samochodowym lub urzędzie tak samo ci ludzie się zachowują?…

KIEDY JECHAĆ, ŻEBY BYŁO TANIO?

Odpowiedź na najważniejsze w tym tekście pytanie jest prosta: przed i po sezonie. Nie rozumiem, dlaczego ludzie mają w głowach wbity ten lipiec i sierpień? No dobra, dzieci mają wolne od szkoły. Ale czy tydzień nieobecności dziecka w szkole zrujnuje jego edukację? Może w klasie maturalnej albo ostatniej gimnazjum, kiedy mają egzaminy. Ale pewnie w większości innych wypadków nieobecność przejdzie bez echa. A co z turystami, którzy nie mają dzieci? Dlaczego tak wszyscy pchają się na te wakacje? Różnice w cenach poza sezonem są ogromne. I nie ma co martwić się o pogodę. Na większości wybieranych przez Polaków kierunkach jest ona pewna od połowy maja do połowy października. Pomijając te destynacje, gdzie pogoda dopisuje cały rok. Jeśli jednak upieracie się przy wakacyjnych miesiącach to warto wyjazd kupić dużo wcześniej, w tzw. ofertach first minut. Zniżki są dosyć spore i wybieracie z szerokiej puli ofert. Ponadto większość biur daje kilka bonusów przy wcześniejszej rezerwacji, m.in. tzw. gwarancję najniższej ceny. Czyli raczej taniej tego później sprzedawać nie będzie. Do tego dorzucają inne gwarancje, wycieczki fakultatywne itp. Pojęcie last minute w sezonie od kilku lat praktycznie nie istnieje. Ceny są wysokie i wybiera się już z mocno wyprzedanej oferty. Na przysłowiowego „lasta” można wpaść przed i po sezonie. Ale pamiętajmy też, że last minute to nie konkretny 5* hotel w konkretnej miejscowości, który trzy miesiące przed wyjazdem kosztuje 3 000 zł, a dwa dni przed wylotem będzie kosztował 1 500 zł. Chcąc lecieć tanio na ostatnią chwilę bierzemy to, co akurat jest w promocji. Nie zawsze będzie to wcześniej zakładany kierunek czy hotel. Dziś Turcja, jutro Grecja, a za tydzień Kanary. Ale czy to ważne, kiedy jest okazja? Na last minute biura wyprzedają to, co się nie sprzedało, żeby niską ceną oferty zapełnić miejsca w samolocie, które mogłyby zostać puste i biuro nic by nie zarobiło. A tak chociaż te kilkaset złotych. I jak coś już „ustrzelimy”, to nie czekajmy do ostatniego momentu – zwłaszcza w popularnych okresach wyjazdowych. Jeśli oferta jest już dobra na kilka dni przed wylotem to nie znaczy, że będzie tańsza dzień przed wylotem. Może być, ale zdecydowanie większe jest prawdopodobieństwo, że się wyprzeda, albo zostaną nam miejsca na wylot z odległego lotniska…

Kiedy więc jechać? Na bliskie – ciepłe kierunki od kwietnia do połowy czerwca. Potem od połowy września do końca października. Kierunki takie jak Egipt, Wyspy Kanaryjskie czy Maroko są ciepłe cały rok i tu można szukać okazji przez większość roku. Na egzotykę z reguły sezon pogodowy jest od listopada do kwietnia. Tu też można wykupić first minute – wtedy kupujemy w czerwcu, lipcu. Jeśli nie first minute, to na egzotykę najlepsze ceny są z końcem listopada i w grudniu do świąt, pierwsze kilka dni po Sylwestrze lub w marcu. Ta sama zasada dotyczy wspomnianych Kanarów, Egiptu czy Maroka. W grudniu przed Bożym Narodzeniem, kiedy większość ludzi ma opłaconego Sylwestra albo odkłada na święta, mało kto gdziekolwiek się wybiera. A samoloty latają, trzeba je zapełnić, więc ceny są naprawdę dobre. Tajlandia, Sri lanka, Kenia – ceny spadają poniżej 5 000 zł, czasem poniżej 4 000 zł! Innym świetnym terminem są loty zaraz po majówce. Przykładowo Turcja, Tunezja proste – przyzwoite hotele od 1000 zł. W granicach 1500 zł można mieć all inclusive. Lepsze hotele za niewiele więcej. Czasem w tych cenach jest Cypr i inne kierunki, jak Wyspy Greckie. Żal nie skorzystać! Biura wyprzedają oferty „za grosze”, bo klienci albo zaliczyli majówkę, albo czekają już na wakacje. A jaki pożytek z tych wakacji? Drogo, tłoczno i za gorąco…

Ponadto, aby było tanio jeździmy tam, gdzie są zamieszki albo kataklizmy! Poważnie:) Rewolucja w Egipcie, zamieszki w stolicy Kenii, czy powódź w Tajlandii. Każde z tych wydarzeń nie miało większego wpływu na wypoczynek przeciętnego turysty. Natomiast rozdmuchana propaganda w telewizji, spowodowała brak zainteresowania, a co za tym idzie lawinowe obniżki cen. Z takich okazji trzeba korzystać! Oczywiście nie mówimy tu o regularnych działaniach wojennych, jak np. wojna w Syrii. Zresztą biura nie wysyłają ludzi tam, gdzie jest naprawdę niebezpiecznie. Zapomnijcie o medialnych bzdurach i śmiało kupujcie.

Wykorzystując umiejętnie opisane tu okazje, zamiast tygodnia w lipcu za standardowe 4 000 – 5 000 zł za 4* all inclusive, możecie mieć za te same pieniądze po trzy tygodniowe wyjazdy np. w grudniu, maju i październiku. Podobnie w przypadku lepszych hoteli, ceny są też odpowiednio niższe. Tu jednak pamiętajcie, że za wysokiej klasy hotele i dobre all inclusive – trzeba zapłacić. Może być taniej w podanych wyżej sytuacjach, ale nie liczcie na luksus za 1500 zł. Przecenia się głównie słabsze i średniej klasy hotele. Biuro podroży musi zarabiać, dlatego nie da się wysyłać ludzi za pół darmo non stop. Tanie latanie z biurem polega na pewnych ustępstwach, czasem zmianie kierunku, czy terminu urlopu i wyłapywaniu niesprzedanych ofert. Ale dla takich okazji warto…

O CO JESZCZE WARTO ZAPYTAĆ PRZED WYJAZDEM?

Nie będę Was zanudzać tłumaczeniem punkt po punkcie warunków imprez turystycznych. Dobry doradca tak przedstawi ofertę i powie o szczegółach umowy, że dodatkowych pytań będzie niewiele. Pamiętajcie o takich kwestiach, jak rezygnacja z wyjazdu, zmiana uczestnika, ubezpieczenie od chorób przewlekłych czy sportów ekstremalnych. Na wszystko można wykupić rozszerzone warianty ubezpieczeń. Warto zapytać o wycieczki fakultatywne, co jest godnego do zobaczenia na miejscu.

JAK ROZPOZNAĆ DOBREGO DORADCĘ?

I na koniec też ważna, jak nie najważniejsza sprawa. Jak poznać dobrego doradcę? To chyba się od razu czuje czy osoba, z którą rozmawiamy jest kompetentna i jest tą na właściwym miejscu. Jak w każdej branży. Da się poznać człowieka wykonującego swoją pracę z pasją i zaangażowaniem, a nie wciskającego nam na siłę oferty po to, by tylko sprzedać, doradcę słuchającego naszych potrzeb i rozumiejącego nasze wymagania. Dobry pracownik nie tylko będzie potrafił znaleźć nam ofertę, ale też czasem odpowiednio ukierunkuje, może czasem zmieni nasz cel wyjazdu, poznając nasze wymagania i uświadomi, że lepiej będzie nam pojechać do innego niż pierwotnie zakładaliśmy kraju. Taką osobę można poznać, to widać, to się wyczuwa… Jak na taką traficie to nie ma sensu wędrować z biura do biura, szukając tańszej oferty. Zresztą po czasie zobaczycie, że większość biur sprzedaje to samo i w tych samych cenach! Liczy się osoba, z którą rozmawiacie, która oprócz sprzedania Wam wakacji, w czytelny sposób wyjaśni najważniejsze kwestie, udzieli wielu cennych wskazówek, zapali Was do tej podróży…